Managementassistent HR & Secretariaat

Een kleine organisatie met een belangrijke rol

De Coöperatie Medische Staf vertegenwoordigt alle medisch specialisten van ziekenhuis St Jansdal. Vanuit ons bedrijfsbureau ondersteunen we de medisch specialisten en het bestuur op het gebied van HR, financiën, beleid en organisatie.

Je komt terecht in een klein en betrokken team, waarin we nauw samenwerken en veel ruimte is voor eigen initiatief. De lijnen zijn kort en je krijgt de vrijheid en verantwoordelijkheid om je werk zelfstandig vorm te geven.

Wat ga je doen?

Je krijgt een afwisselende functie waarin HR en secretariële ondersteuning samenkomen. Collega’s weten je te vinden. Jij bent het aanspreekpunt dat zorgt dat zaken niet blijven liggen. Je overziet het geheel, legt de lijnen tussen taken en zorgt dat processen soepel doorlopen. Je wacht daarbij niet tot iets op je bord belandt.

Op HR-gebied houd je je onder andere bezig met:

• Het opstellen en beheren van arbeids- en ledenovereenkomsten en documenten rondom praktijkoverdrachten.

• Het zorgvuldig bijhouden van personeelsdossiers.

• De salaris- en verzuimadministratie.

• Het begeleiden en administratief ondersteunen van werving- en selectietrajecten.

• Het opstellen en bijhouden van HR-rapportages.

• Het beantwoorden en coördineren van uiteenlopende HR-vragen.

Daarnaast ondersteun je het bedrijfsbureau met:

• Het beheren van de gezamenlijke mailbox en agenda’s.

• Het voorbereiden en organiseren van vergaderingen.

• Het maken van heldere en accurate verslagen.

• Diverse secretariële en organisatorische werkzaamheden, in nauwe samenwerking met onze stafsecretaris.

Kortom: een brede functie waarin het overzicht houden net zo belangrijk is als de details. Jij ziet waar het ene onderwerp het andere raakt. Daardoor ben je voor je collega’s gewoon onmisbaar.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken vooral een fijne collega die van aanpakken weet en graag samenwerkt. Je ziet wat er moet gebeuren, vaak al voordat iemand het vraagt. Hoor je in de wandelgangen iets dat bij jouw werk hoort? Dan pak je het gewoon op. Je vindt het prettig om anderen te ontzorgen. Je werk is breed en geen dag is hetzelfde. Toch houd je het overzicht, ook als er verschillende zaken tegelijk spelen. Je legt snel verbanden en ziet waar een vraag vandaan komt en waar die moet landen. Je werkt secuur, gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en denkt mee over hoe het slimmer kan. Je voelt je op je gemak in gesprekken waarin meedenken en goed doordenken vanzelfsprekend zijn.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Een opleiding in de richting met een economisch richting, bijvoorbeeld; HR, managementassistent of administratie

• Hbo-werk- en denkniveau.

• Minimaal vier jaar relevante en recente werkervaring.

• Ervaring met HR-administratie en werving en selectie.

• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

• Goede digitale vaardigheden en ruime ervaring met Microsoft Office.

• Ervaring met AFAS of binnen een ziekenhuis is mooi meegenomen, maar geen vereiste.