(Medisch) Secretaresse polikliniek Mond-, Kaak- en aangezichtschirurgie (MKA)

In deze functie heb je een centrale rol in de dagelijkse organisatie van de polikliniek. Je zorgt voor een goede voorbereiding en administratieve afhandeling van behandelingen en evt. OK’s. Denk aan het plannen van afspraken, versturen van brieven en het verwerken van (elektronische) post. Ook ondersteun je het team bij declaraties, onder andere via Vivisol, en het overleg met de afdeling facturatie.

Daarnaast beheer je de mailbox van het secretariaat, houd je patiëntinformatie en materialen up-to-date, zoals folders, de website, CBCT op USB en wachttijdenregistratie. Ook verzorg je bestellingen van apotheekartikelen, implantaten en niet-scanbare materialen. Het organiseren van klinische lessen, het bijhouden van de tandartsenlijst en het verwerken van UMC-correspondentie behoren eveneens tot jouw takenpakket. Verder zit je ook aan de balie en heb je direct patiëntencontact en kun je op termijn worden ingezet op de telefonie.

Je draagt zorg voor de continuïteit van het secretariaat, ook tijdens vakanties en bij afwezigheid van collega’s. Een goede samenwerking, afstemming en flexibiliteit zijn hierbij essentieel.

Op onze locaties in Harderwijk en Lelystad werkt een multidisciplinair team van kaakchirurgen, een kaakfysiotherapeut, mondhygiënistes en dokters-/tandartsassistenten samen aan de beste zorg voor onze patiënten. Als Secretaresse Front Office vorm jij het administratieve hart van de afdeling. Je zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt, zodat de zorgprofessionals zich volledig kunnen richten op hun patiënten.

Wat vragen wij van jou?

• Afgeronde MBO-4 opleiding tot medisch secretaresse is een pré

• Bij voorkeur kennis van – en ervaring met – Epic (Elektronisch patiëntendossier)

• Ruime ervaring met MS Office

• Proactieve houding en het vermogen collega’s mee te nemen in verbeteringen

• Flexibiliteit en stressbestendigheid in een dynamische omgeving

• Je bent een aanpakker en een doorpakker

Je bent een zelfstarter die ziet wat er moet gebeuren en hier proactief op inspeelt. Jij wacht niet af, maar neemt initiatief en houdt zaken graag in beweging. Tegelijkertijd ben je collegiaal en betrokken, je weet dat je een afdeling samen runt, dus je staat altijd klaar voor je collega’s. Je houdt van structuur en kunt goed organiseren. In je ondersteunende rol voel jij je op je plek: je schakelt snel, denkt in oplossingen en behoudt overzicht ook als het druk is. Met jouw rustige, vriendelijke en professionele houding biedt je patiënten én collega’s vertrouwen.