Secretaresse Bouw & Huisvesting

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van plannen, regelen en ondersteunen? Houd je overzicht, denk je in oplossingen en werk je graag samen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als Secretaresse Bouw & Huisvesting ben jij de onmisbare schakel binnen de afdeling. Je ondersteunt de afdelingsmanager en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je houdt overzicht, organiseert, plant en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Daarbij werk je nauw samen met de twee secretaresses van andere ondersteunende afdelingen. Samen vormen jullie een professioneel en collegiaal secretariaat dat elkaar ondersteunt en vervangt waar nodig.

Je werkzaamheden zijn afwisselend en bestaan onder andere uit:

• Het plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen en projectoverleggen.

• Het beheren van agenda's en ondersteunen van de afdelingsmanager bij de voorbereiding van afspraken en het bewaken van prioriteiten.

• Het onderhouden van veelvuldig contact met interne collega's én externe partijen, zoals aannemers, leveranciers, installateurs en adviseurs.

• Het organiseren en coördineren van bijeenkomsten, projectbijeenkomsten, workshops en andere interne en externe evenementen.

• Het ondersteunen van projecten door acties en afspraken te bewaken en de administratieve organisatie op orde te houden.

• Het verzorgen van de telefoon- en mailafhandeling, correspondentie, postverwerking en digitaal documentbeheer.

• Het ontvangen van bezoekers en het fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's en externe relaties.

• Het signaleren van verbeterkansen en actief meedenken over een efficiënte inrichting van de secretariële ondersteuning.

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende werkzaamheden, houdt het hoofd koel als de planning verandert en vindt het leuk om zaken goed te regelen. Dankzij jouw organisatietalent en servicegerichte instelling kunnen collega's én externe partners op je rekenen.

Jouw team

Je maakt onderdeel uit van de afdeling Bouw & Huisvesting en werkt intensief samen met de twee secretaresses van andere ondersteunende afdelingen. De sfeer is informeel, collegiaal en betrokken. Jullie weten elkaar gemakkelijk te vinden, ondersteunen elkaar waar nodig en zorgen er samen voor dat de secretariële ondersteuning goed is georganiseerd. Er is volop ruimte voor eigen initiatief, verantwoordelijkheid en samenwerking.

De afdeling Bouw & Huisvesting is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, het beheer en het onderhoud van onze gebouwen en installaties. Samen zorgen we voor een veilige, duurzame en prettige omgeving voor patiënten, bezoekers en collega's.

Wie ben jij?

Je bent een enthousiaste en proactieve secretaresse die graag ontzorgt en het leuk vindt om zaken goed te organiseren. Je houdt overzicht, kunt snel schakelen en bent een prettige gesprekspartner voor zowel collega's als externe relaties. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en vindt het vanzelfsprekend om verantwoordelijkheid te nemen.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op mbo-niveau.

• Ervaring in een secretariële of management ondersteunende functie.

• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden.

• Ervaring met Microsoft Office 365.

• Een klantgerichte, flexibele en proactieve werkhouding.