Medisch secretaresse polikliniek Mond-, Kaak- en aangezichtschirurgie (MKA) 2x

In deze duo-functie van elk 20 uur per week vervullen jullie samen een centrale rol in de dagelijkse organisatie van de polikliniek. Jullie zorgen voor een goede voorbereiding en administratieve afhandeling van behandelingen en OK’s – denk aan het plannen van afspraken, versturen van brieven en het verwerken van (elektronische) post. Ook ondersteunen jullie het team bij declaraties (o.a. via Vivisol), het overleg met de afdeling facturatie en het verwerken van VECOZO-aanvragen voor niet-vergoede zorg.

Daarnaast beheren jullie samen de mailbox van het secretariaat, houden jullie patiënten informatie en materialen up-to-date (zoals folders, de website, CBCT op USB en wachttijdenregistratie), en verzorgen jullie bestellingen van apotheekartikelen, implantaten en niet-scanbare materialen. Ook het organiseren van klinische lessen, het bijhouden van de tandartsenlijst en het verwerken van UMC-correspondentie behoren tot jullie gezamenlijke takenpakket.

Samen dragen jullie zorg voor de continuïteit van het secretariaat, ook tijdens vakanties en bij afwezigheid van een van beiden. Een goede samenwerking, onderlinge afstemming en flexibiliteit zijn hierbij essentieel.

Op onze locaties in Harderwijk en Lelystad werkt een multidisciplinair team van kaakchirurgen, een kaakfysiotherapeut, mondhygiënistes en dokters-/tandartsassistenten samen aan de beste zorg voor onze patiënten. Als Secretaresse Front Office vorm jij, samen met je duo-collega, het administratieve hart van de afdeling. Jullie zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt, zodat de zorgprofessionals zich volledig kunnen richten op hun patiënten.

Wat vragen wij van jou?

• Afgeronde MBO-4 opleiding tot medisch secretaresse

• Bij voorkeur kennis van – en ervaring met – Epic (Elektronisch patiëntendossier)

• Ruime ervaring met MS Office

• Proactieve houding en het vermogen collega’s mee te nemen in verbeteringen

• Flexibiliteit en stressbestendigheid in een dynamische omgeving

Je bent een zelfstarter die ziet wat er moet gebeuren en hier proactief op inspeelt. Jij wacht niet af, maar neemt initiatief en houdt zaken graag in beweging. Tegelijkertijd ben je collegiaal en betrokken, je weet dat je een afdeling samen runt, dus je staat altijd klaar voor je collega’s. Je houdt van structuur en kunt goed organiseren. In je ondersteunende rol voel jij je op je plek: je schakelt snel, denkt in oplossingen en behoudt overzicht ook als het druk is. Met jouw rustige, vriendelijke en professionele houding biedt je patiënten én collega’s vertrouwen.